Организационен одит и консултиране

Редът е в основата на всичкоЕдуарт Лоренц
    Вече час Гошо четеше доклада на „Мерки и Теглилки” ООД - консултантска фирма, специализирана в управлението на човешкия капитал. „Голям Камък” ООД, фирмата в която Гошо работеше вече четвърта година, беше наела консултантската компания, защото нещата нещо не вървяха. Не, че клиенти липсваха, напротив. Е, през последните месеци не беше такъв напливът, но... все пак криза е.

    За 3 години фирмата почти удвои персонала и клиентите си, отвори магазини във всички по-големи градове в страната. Но, въпреки това нещо се случваше, резултатите бяха все по-посредствени, хората по изнервени, повече усилия се полагаха, за да се прехвърля вина и да се търсят оправдания... Текучеството на персонал се увеличи за пръв път от съществуването на „Голям Камък” нейното име се появи в сайтове и форуми, където бивши служители и клиенти атакуваха методите, качествата и имиджа на компанията. Мениджмънтът на фирмата усещаше всичко това, но нямаше нито времето, нито познанията, нито инструментариума да дефинира, анализира и систематизира появилите се проблеми и симптоми.

    Затова последните две седмици консултантите от „Мерки и Теглилки“ ООД бяха неизмено присъствие в офисите – ровеха документи, гонеха служителите да попълват анкенти, говориха си дълго и уж непринудено с всички важни за компанията хора, търсиха мнение на клиенти и партньори, наблюдаваха работата и коментираха впечатленията си с мениджъри и специалисти. Тъй като Гошо беше старши специалист в „Продажби на дребно“, където изпълняваше най-разнообразни функции, които включваха и някаква форма на контрол върху всички магазини, той имаше право да получи части от доклада, пряко свързани с дейноста му: „Основен проблем е липсата на добра комуникация между магазина и централния офис в София. Съществена за работата информация се забавя, неточна е или въобще не достига до служителите” – четеше Гошо. „Продавач-консултантите нямат изградени умения за обслужване на клиенти, приемане на рекламации и за презентация на предлаганите от тях продукти.”, продължаваше докладът.

    - Мдааа, че е така така е, ама ходи обясни на всички, че трябва някой да управлява дейността на всички магазини, а не всеки да тълкува както си иска и задължения, и правила, и цели...

    С тези мисли в главата Гошо отгърна нататък, за да види какво предлагат консултантите като решение. Създаване на единна система за обучение, развитие, оценка и контрол на персонала в магазините на компанията. Създаване на общи за всички служители критерии за работа и правила. Създаване на позиция „Мениджър магазинна мрежа”, отговаряща за внедряването, контрола и актуализацията на описаните по-горе системи и правила.

    - Я! – изненада се Гошо – тези хора май са познали тук. Аз очаквах разни отвлечени предложения от сорта на мотивационни събрания, екскурзии сред природата и други общи приказки. Чакай да видя, че някъде ми се мерна заглавие „разпределение на задачи и отговорности”, да видя там какво предлагат... След още един час Гошо беше хем нахъсан да промени нещата, хем малко объркан от факта, че не знаеше от къде да започне. Вдигна телефона и се обади на шефа си:

    - Здрасти, Мони. Абе чете ли доклада? Искаш ли да поговорим, че нещо не ми е съвсем ясно.

    - Ок, Гошо, ако искаш можем да се обадим и на някой от консултантите, нали за това им плащаме – за да са на разположение...

Одит, преструктуриране, актуализация

    Всички компании преминават през различни стадии в своето развитие и преодоляват различни по своята същност кризи. Всяка една от тях е генератор за различни проблеми, които не винаги се решават. Това води до тяхното задълбочавене и устойчиво негативно влияние върху дейностите на компанията.

 

    Постепенно персоналът и мениджмънтът започват да ги приемат като нещо нормално, нещо, което „винаги е било така”. Фактите и опитът показват, че именно този начин на мислене и приемане на обстоятелствата е една от причините за намаляване виталността и конкурентноспособността на компаниите.

 

    Проблемите най-често са свързани с неясно разпределение и/или дублиране на задачи, права и отговорности, увеличаване на процедури и документация, по-голяма бюрокрация. Комуникацията между отделите в компанията, между ръководители и персонал става все по-формална, увеличава се броят на грешки вследствие на неразбирателство, основна тема са оправданията за несвършени задачи и непостигнати цели. Повечето от служителите и мениджърите губят посоката на развитие на компанията и на собствената си професионална кариера. Постепенно спада нивото на мотивация и ангажираност към целите на компанията. В резултат на това, ефективността и конкурентоспособността на организацията намалява – увеличават се ресурсите /финансови, материални, човешки, времеви/, а резултатите остават същите и дори се занижават.

 

    Организационният одит има за цел дефинирането и анализа на конкретни проблеми в компанията, както и изготвяне на конкретни посоки за преодоляването им. Основните методи за внедряване на мерките за преодоляване на проблемите, открити при одита са организационно преструктуриране, оптимизация и актуализация. Най-общо мерките са по посока оптимизация на процеси, анализ и дефиниране на права, задължения и отговорности на ниво позиция и ниво звено. При необходимост се акутализира организационната структура чрез създаване на нови позиции или отдели или/и преструктуриране на настоящи.

 

    Друга основна част от дейностите по преструктуриране и обновяване на компаниите са свързани с разработване, систематизиране и внедряване на политики и системи за управление на човешките ресурси, пряко кореспондиращи със заложените от ръководството на организацията цели.

 

    Различните системи регламентират и стандартизират методите за оценка на трудовото изпълнение, възнагражденията и бонусите, критериите за подбор на персонал и т.н.